Henkilötietojen käsittely 4FRONTissa

Rekisterinpitäjä

4FRONT Oy
y-tunnus: 2242273-0
Mikonkatu 13 A
00100 Helsinki
info(at)4front.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hanna Koskela, 4FRONT Oy
0400 745605
hanna.koskela(at)4front.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena lähtökohtana on 4FRONTin ja tilaajan (asiakkaan) välinen asiakassuhde sekä siihen perustuva toimeksianto.

4FRONT käsittelee henkilötietoja voidakseen toteuttaa siltä erikseen tilattuja konsultointipalveluja sekä niihin liittyviä tiedonkeruun ja tiedon analysoinnin toimia, kuten haastatteluja, kyselyjä, työpajoja ja tapahtumia. 4FRONT käsittelee henkilötietoja siltä osin kuin se on oleellista toimeksiannon toteutuksen kannalta. Henkilötietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on tarpeellista esimerkiksi haastattelujen/ kyselyjen/tapahtumien järjestämisen tai toimeksiannossa kehitettävien asioiden edistämiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Henkilötietojen sisältö vaihtelee toimeksiantokohtaisesti. Toimeksiantokohtaisesti syntyvät, rekisterinomaiset koonnokset voivat sisältää yhteystietoja muun muassa haastateltavista henkilöistä, kyselyosallistujista, työpaja- ja tapahtumaosallistujista sekä muista toimeksiannon tiedonkeruuta tukevista henkilöistä.

Henkilötietoihin kuuluvat yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot ja/ tai muu toimeksiannon toteutuksen edellyttämä tieto, joka on tarkemmin määritelty toimeksiantokohtaisessa sopimuksessa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Toimeksiannoissa hyödynnettävät henkilö- ja yhteystiedot hankitaan pääosin tilaajalta. Näiden tilaajan toimittamien tietojen rinnalla yksittäiset henkilöt voivat itsenäisesti luovuttaa henkilötietojaan 4FRONTin käyttöön esimerkiksi kyselyvastaamisen tai tapahtumailmoittautumisen yhteydessä.

Toimitettuja tai henkilöiden itsensä luovuttamia yhteystietoja ei luovuteta eteenpäin muille osapuolille.

Tietoryhmien poistamisen määräajat

Rekisterinomaiset ja henkilötietoja sisältävät asiakirjat poistetaan kootusti kuusi (6) kuukautta kyseisen toimeksiannon päätyttyä.

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin

4FRONT Oy ei siirrä tai käsittele henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

4FRONT huolehtii jatkuvasti siitä, että käytössä olevat laitteistot ovat ajan tasalla ja tietoturva (palomuurit, varmistukset, viruksentorjunta, lukitus/salasanat, jne.) on asianmukaisesti hoidettu. Henkilötietoja säilytetään palvelimilla, jotka on suojattu yleisten käytäntöjen mukaisesti.
Kerätyt ja käsitellyt henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä jaeta muille kuin toimeksiannossa mukana oleville asiantuntijoille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

4FRONTin hyväksymät alihankkijat ovat sitoutuneet noudattamaan kaikkia 4FRONTin määrittämiä tietoturva- ja henkilötietokäytäntöjä.

Tarkastusoikeus, oikeus oikaista virheellinen tieto ja oikeus tulla unohdetuksi

Henkilötiedon luovuttaneella on oikeus tarkastaa, mikäli häntä koskevia tietoja on tallennettu henkilörekisteriin ja vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen korjaamista tai poistamista rekisteristä. Tietopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilölle.