Tietosuojaseloste: Valtiovarainministeriölle toteutettavan virastoarvioinnin sähköinen sidosryhmäkysely 2023

Rekisterinpitäjä

Forefront Oy
y-tunnus: 2242273-0
Mikonkatu 13 A
00100 Helsinki
info@4front.fi

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaavan yhteystiedot

Forefront Oy
+358 40 1252 370
info@4front.fi

Tietojenkäsittelyn peruste ja tarkoitus

Valtiovarainministeriö on käynnistänyt virastoarviointihankkeen, jossa tarkastellaan samanaikaisesti kuutta eri virastoa (Opetushallitus, THL, Traficom, Tuomioistuinvirasto, Ulosottolaitos, Väylävirasto). Arvioinnissa tarkastellaan virastojen nykytilaa, toteutettujen uudistushankkeiden toteutumista sekä viraston tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta, ja tavoitteena on muodostaa kokonaisarvio virastojen nykytilanteesta ja uudistushankkeiden onnistumisesta. Osana arviointia toteutetaan virastojen keskeisille sidosryhmille suunnattu sähköinen kysely, jonka avulla kerätään tietoa henkilön suhteesta virastoon sekä hänen näkemyksistään koskien viraston toimintaa, vaikuttavuutta ja virastossa toteutetun uudistuksen vaikutuksia. Kyselyt toteutetaan jokaiselle virastolle erikseen.

Kyselyyn vastaaminen on täysin vapaaehtoista.

Tietojen käsittely perustuu kyselyn kohteena olevien virastojen lakisääteisten ja yleistä etua koskevien tehtävien suorittamiseen.

Käsiteltävä tietoaineisto

Kyselyn kautta kerätään tiedot vastaajan profiilista sekä mielipiteeseen perustuvat vastaukset (monivalinta- ja väittämäkysymykset, avokysymykset). Kyselylomakkeella ei kysytä vastaajan nimeä tai demografisia tietoja. Kyselyn tarkoituksena ei ole tunnistaa vastaukset antanutta yksittäistä henkilöä. Kysely sisältää virastosta riippuen 4–6 profiilikysymystä: ” Mikä seuraavista kuvastaa parhaiten edustamaasi organisaatioita?”, ” Mikä seuraavista kuvastaa parhaiten suhdettasi arvioitavaan virastoon?”, ” Kuinka hyvin tunnet arvioitavan viraston toimintaa?”, ” Kuinka pitkältä ajalta tunnet arvioitavan viraston toimintaa?” ja/tai ”Kuinka tiiviisti teet yhteistyötä tai olet muuten yhteydessä arvioitavan viraston kanssa?”.

Kyselyyn vastataan ja kyselyvastaukset analysoidaan anonyymisti, eikä rekisterinpitäjä saa tietoa vastaajien henkilöllisyydestä. Kyselyn tietoja voidaan hyödyntää vastausten analysoinnissa mm. ristiintaulukoinnissa (henkilötietojen avulla laadittavat taustamuuttujat). Kyselyvastaukset analysoidaan ja tulokset julkaistaan kootusti ja anonyymisti, siten että yksittäisiä vastauksia tai vastaajia ei pysty tunnistamaan. Kyselyvastaukset käsitellään kootusti ja anonymisoituna myös hankkeen ohjausryhmässä ja arvioitavien virastojen kanssa. Raakadataa käsittelevät ainoastaan 4FRONT Oy:n arvioinnin toteuttajat. Alle 5:n vastaajan ryhmien vastauksia ei eritellä koonneissa anonymiteetin turvaamiseksi.

Henkilötietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Annettuja tietoja tai yksittäisiä, tunnistettavia kyselyvastauksia ei luovuteta mahdolliselle toimeksiantajalle tai muille osapuolille.

Tietolähteet

Tietolähteenä käytetään Webropol-alustalla olevaa kyselylomaketta, jonka avoin linkki jaetaan virastojen henkilöstölle virastojen sisäisessä jakelussa (esim. intranet).

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja ei kysytä. Kyselyllä saadut vastaukset poistetaan kootusti kyseisen toimeksiannon päättyessä, viimeistään kuuden kuukauden (6 kk) kuluttua toimeksiannon päättymisestä. Webropol säilyttää evästeillä kerättyjä tietoja (ml. IP-osoitteet) 14 päivää.

Tietojen käsittely

Tiedot tallentuvat Webropol Oy:n (y-tunnus 1773960-2) järjestelmään. Tietojen käsittely pohjautuu rekisterinpitäjän (4FRONT Oy) ja Webropol Oy:n väliseen sopimukseen.

Webropol käyttää palvelualustansa toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja kerää niiden avulla alla esitettyjä tietoja. Nämä evästeet liittyvät palvelun toiminnallisuuden ja laadun seurantaan. Webropol kerää evästeillä muun muassa tietoja käyttöjärjestelmästä, selainversiosta, IP-osoitteesta, kyselyn avaamiskerroista, sivun latausajoista ja kesken jääneistä vastauksista.

Näiihin tietoihin ei ole pääsyä muilla kuin Webropolin teknisellä tiimillä. Kyselyn tekijä, eli tässä tapauksessa rekisterinpitäjä 4FRONT Oy, ei pääse näihin tietoihin käsiksi, eikä Webropol Oy luovuta näitä tietoja kolmansille osapuolille.

Webropolin seuraavat alihankkijat voivat olla tietosuojasääntelyn määritelmän mukaisina käsittelijöinä toimiessaan Webropolin alihankkijoina järjestelmän kehitystyön, käytettävyyden ja käyttövarmuuden takaamiseksi sekä parantamiseksi.

Telia Inmics-Nebula Oy (y-tunnus 2546028–1)
Valimotie 21 00380 HELSINKI
Tietojenkäsittelyn ja laitteistojen käyttö- ja hallintapalvelut.

Qumio Oy (y-tunnus 2466203-3)
Veromaankatu 17 05830 HYVINKÄÄ
Ohjelmistojen suunnittelu ja valmistus.

4FRONT Oy tai Webropol Oy ei siirrä tai käsittele henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Tarkastusoikeus, oikeus oikaista virheellinen tieto ja oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mikäli häntä koskevia tietoja on tallennettu henkilörekisteriin ja vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen korjaamista tai poistamista rekisteristä. Tietopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilölle.

WHAT'S NEW_