WHAT'S
NEW_

Tietosuojaseloste

4FRONT TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ


Henkilötietojen käsittely:

sähköinen kysely ja tapahtumailmoittautuminen

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä kaikkea sellaista toimeksiannoissamme, tai palveluihimme liittyvässä toiminnassa koottavaa tai hyödynnettävää tietoa tai tiedoista koostuvaa rekisteriä, joka täyttää voimassa olevan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietoja koskevat määritykset tai tunnusmerkit (General Data Protection Regulation, jota sovelletaan kaikissa EU-maissa 25.5.2018 alkaen).

Henkilötietoja ovat kaikki sellaiset tiedot, jotka koskevat tunnistettavissa olevaa henkilöä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, sijaintitieto (esim. kotiosoite), verkkotunnistetieto (esim. ip-osoite), yksi tai useampi vastaajalle tunnusomainen fyysinen, fysiologinen, geneettinen, psyykkinen, taloudellinen, kulttuurinen tai sosiaalinen tekijä.

Tämä tietosuojaseloste koskee erityisesti 4FRONT:n toteuttamia, asiakastoimeksiantoihin liittyviä
a) sähköisiä kyselyjä, joissa käytössä on vastaajalle lähetettävä henkilökohtainen vastauslinkki/-lomake
b) tapahtumailmoittautumisia, jotka kootaan joko yleisen verkkolinkin tai henkilökohtaisen ilmoittautumislinkin avulla.

Sekä kysely- että tapahtumailmoittautumislomakkeet toteutamme Webropol-työkalulla.

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun henkilötietolainsäädännön edellyttämiä tietoja henkilötietojen käsittelystä. Tämä seloste koskee kaikkia niitä henkilöitä, joille kysely/tapahtumailmoittautuminen on suunnattu ja niitä, jotka käsittelevät kyselyn vastauksia/tapahtumailmoittautumisia.

Rekisterinpitäjä

Forefront Oy
y-tunnus: 2242273-0
Fredrikinkatu 57
00100 Helsinki
info@4front.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hanna Koskela, Forefront Oy
0400 745605
hanna.koskela@4front.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena  lähtökohtana on 4FRONTin ja asiakkaan välinen asiakassuhde sekä siihen perustuva toimeksianto.

Sähköisen kyselyn henkilötietoja voidaan hyödyntää vastausten analysoinnissa mm. ristiintaulukoinnissa (henkilötietojen avulla laadittavat taustamuuttujat). Lisäksi tietoja voidaan käyttää myös jatkoyhteydenottoon, esim. haastattelujen tekemiseen, mikäli vastaaja on antanut tähän erillisen luvan.

Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä koottu rekisteri palvelee tilaisuuden käytännön järjestelyitä mm. tila- ja tarjoilutarkennuksien osalta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet perustuvat molemmissa käyttötarkoituksissa asianosaisen suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö

Henkilökohtaista vastauslinkkiä hyödyntävässä sähköisessä kyselyssä keskeisen tietosisällön muodostavat vastaajakohtaiset kyselyvastaukset, joiden lisäksi syntyvä rekisteri sisältää yleensä vastaajan etu- ja sukunimen, sähköpostiosoitteen ja organisaation nimen.

Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä syntyvä rekisteri sisältää yleensä ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Ilmoittautuneen itsensä syöttämät tiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: titteli, organisaatio, sähköposti, puhelinnumero, osoite ja erityisruokavaliotiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot hankitaan kyselyn vastaajilta/tapahtumaan ilmoittautuneilta heidän suostumuksellaan.

Kyselyvastaukset analysoidaan ja tulokset julkaistaan kootusti ja anonyymisti, siten että yksittäisiä vastauksia tai vastaajia ei pysty tunnistamaan.

Annettuja yhteystietoja tai yksittäisiä, tunnistettavia vastauksia ei luovuteta mahdolliselle toimeksiantajalle tai muille osapuolille.

Tapahtumailmoittautumisia koskevia tietoja voidaan jakaa vain 4FRONT:n sisällä sekä muiden järjestäjien kesken, mutta ainoastaan kyseessä olevan tapahtuman järjestelyihin liittyen. Erityisruokavaliotiedot välitetään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle ilman asianomaisen henkilön nimitietoja.

Tietoryhmien poistamisen määräajat

Henkilötiedot ja niihin liittyvät yksittäiset vastaukset poistetaan kootusti kyseisen toimeksiannon päättyessä.

Tietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Forefront Oy ei siirrä tai käsittele henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötietoja käsitellään sähköisessä muodossa ja niiden käsittely on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin (vahva tunnistus) sekä noudattaen Forefront Oy:n hyväksyttyjä tietoturvaohjeistuksia.

Tietoja käsittelevät ainoastaan Forefront Oy:n kussakin toimeksiannossa erikseen nimetyt henkilöt, joilla on pääsy hanketietokantaan.

Toimeksiannosta riippuen, Forefront Oy:n hyväksymät alihankkijat voivat suorittaa erikseen määriteltyjä tehtäviä, jolloin alihankkijat ovat sitoutuneet noudattamaan kaikkia Forefront Oy:n hyväksymiä tietoturva- ja henkilötietokäytäntöjä.

Tarkastusoikeus, oikeus oikaista virheellinen tieto ja oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mikäli häntä koskevia tietoja on tallennettu henkilörekisteriin ja vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen korjaamista tai poistamista rekisteristä. Tietopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilölle.