Vastuullisuusarviointi-työkalun tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Forefront Oy
y-tunnus: 2242273-0
Mikonkatu 13 A
00100 Helsinki
info@4front.fi

Rekisterinpitäjän tietosuojavastaavan yhteystiedot

Forefront Oy
+358 40 1252 370
info@4front.fi

Tietojenkäsittelyn peruste ja tarkoitus

4FRONT Oy tarjoaa kaikille maksuttomaan ja avoimeen käyttöön Vastuullisuusarviointi-työkalun, joka sisältää sähköisen kyselyn sekä vastaajalle tulostuvan tulosraportin. Työkalut toimivat osoitteessa www.vastuullisuusarviointi.fi ja www.vastuullisuusarviointi.fi/julkinensektori. Työkalun on tarkoitus tarjota vastaajalle tietoa oman organisaationsa vastuullisuuden ja kestävän kehityksen nykytilasta, kehityskohteista ja tasosta muihin organisaatioihin verrattuna.

Kyselyt toimivat julkisena ja avoimena verkossa, ja niihin vastaaminen on täysin vapaaehtoista. Tarkoituksena ei ole kerätä tietoja vastaajan henkilöllisyydestä tai organisaatioista. Kyselyjen tarkoituksena on kerätä tietoa eri aloilla ja sektoreilla toimivien organisaatioiden vastuullisuuden ja kestävän kehityksen tilasta niin, että organisaatioita voidaan vertailla keskenään, ja että tätä vertailutietoa voidaan tarjota myös kyselyvastaajille. Lisäksi tarkoituksena on, että työkalulla voidaan tarjota tietoa organisaation toiminnan suunnittelun, kehittämisen ja raportoinnin tueksi helposti.

Tietoaineisto ja aineiston käsittely

Julkisen ja kolmannen sektorin itsearviointi

Kyselyssä on 5 taustakysymystä, joista 3 on vapaaehtoisia avokysymyksiä ja 2 pakollisia monivalintakysymyksiä. Taustakysymyksissä pakollisina ovat seuraavat: “mikä seuraavista vastaa parhaiten organisaatiotanne?”, jossa vastausvaihtoehtoina on organisaatiotyyppejä, kuten ministeriö, valtion virasto ja kunta tai kaupunki, sekä “mikä on organisaationne henkilöstömäärä?”, jossa vastausvaihtoehtoina on eri haarukoita, kuten “alle 10 henkeä”, “10–49 henkeä” ja 50–249 henkeä”. Lisäksi niille, jotka vastasivat organisaatiotansa vastaavan parhaiten “ministeriö”, “valtion virasto tai laitos” tai “valtion liikelaitos tai yhtiö” poluttuu yhdeksi lisätaustakysymykseksi kysymys “mikä on ensisijainen tai pääasiallinen hallinnonala, jota organisaatiosi tai yksikkösi toiminta edustaa?”. Näitä taustatietoja voidaan hyödyntää kyselyn muiden monivalintakysymysten kanssa ristiintaulukoinneissa. Taustamuuttujaryhmiä, joissa on alle 5 vastausta, ei hyödynnetä tarkasteluissa.

Yhtenä vapaaehtoisena taustakysymyksenä on organisaation nimi (avokysymys), ja se on lomakkeella sitä varten, jos vastaaja haluaa organisaationsa nimen tulostuvan palauteraporttiin. Rekisterinpitäjä ei hyödynnä organisaation nimeä taustamuuttujana missään tarkastelussa, eikä tarkastele yksittäisten organisaatioiden vastauksia.

Rekisterinpitäjä voi hyödyntää kahden muun vapaaehtoisen avokysymyksen vastauksia tarkasteluissa. Nämä kysymykset koskevat vastaajan roolia organisaatiossa sekä vastaajan antamaa vastauskoodia. Roolia organisaatiossa saatetaan hyödyntää silloin, kun halutaan tarkastella, minkälaisissa rooleissa olevat hyödyntävät työkalua. Yksittäisiä titteleitä ei kuitenkaan nosteta tulosesittelyissä koskaan esille, eikä alle 5 vastaajan ryhmien vastauksia esitellä tai viedä rekisterinpitäjän ulkopuolisten tahojen nähtäväksi. Vastauskoodia voidaan sen sijaan hyödyntää silloin, jos työkalua hyödyntää ennalta sovitusti tietyllä koodilla kyselyn täyttävä vastaajaryhmä, ja ryhmä on tarkoitus pystyä tunnistamaan vastauksista. Erillinen tarkastelu tuodaan tällaisille vastaajille aina ennalta tiedoksi.

Kysely sisältää taustakysymysten lisäksi 33 monivalintakysymystä. Kysymykset liittyvät kuuteen eri osa-alueeseen:

Vastuullisuuden ja kestävän kehityksen merkitys
Vastuullisuutta ja kestävää kehitystä tukeva strategia ja tavoitteet
Resursointi ja integrointi
Seuranta, raportointi ja viestintä
Kerrannaisvaikutukset yhteiskuntaan
Toiminnan negatiivisten vaikutusten minimointi

Näiden osa-alueiden kysymyksiä rekisterinpitäjä voi tarkastella ja ristiintaulukoida keskenään sekä kahden (tai kolmen) ylempänä kuvatun pakollisen taustakysymyksen avulla.

Vastauksista tehtyjä koonteja voidaan hyödyntää ja esittää 4FRONT Oy:n viestinnässä ja julkisissa tilaisuuksissa, kuten webinaareissa, 4FRONT Oy:n toteuttamien hankkeiden ja projektien taustatietoina sekä 4FRONT Oy:n suostumuksesta ja 4FRONT Oy:n luovuttamana 4FRONT Oy:n yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien viestinnässä ja tapahtumissa.

Vastauksia käsittelee ainoastaan rekisterinpitäjä 4FRONT Oy, eikä yksittäisiä vastaustietoja tai tunnistettavia kyselyvastauksia luovuteta muille osapuolille. Tietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Yritysvastuun itsearviointi

Kyselyssä on 5 taustakysymystä, joista 2 on vapaaehtoisia avokysymyksiä ja 3 pakollisia monivalintakysymyksiä. Taustakysymyksissä pakollisina ovat seuraavat kysymykset: “mikä on yrityksenne liikevaihto?”, “mikä on yrityksenne henkilöstömäärä?” ja “mikä on yrityksenne toimiala?”. Tarkkaa liikevaihtoa ja henkilöstömäärää ei ilmoiteta, vaan monivalintakysymyksissä on vaihtoehdot eri haarukoille (liikevaihto esim. alle 1 milj. euroa, 1–5 milj. euroa tai 5–20 milj. euroa; henkilöstömäärä esim. alle 10 henkeä, 10–49 henkeä tai 50–249 henkeä). Toimialaa koskevassa monivalintakysymyksessä vastaaja valitsee valmiiksi annetusta 22:sta vaihtoehdosta omaa yritystä parhaiten kuvaavan toimialan. Näitä taustatietoja voidaan hyödyntää kyselyn muiden monivalintakysymysten kanssa ristiintaulukoinneissa. Taustamuuttujaryhmiä, joissa on alle 5 vastausta, ei hyödynnetä tarkasteluissa.

Vapaaehtoisina ilmoitettavina taustatietoina kysytään vastaajan nimeä sekä organisaation nimeä. Näitä tietoja kysytään vain sitä varten, jos vastaaja haluaa organisaationsa nimen tulostuvan palauteraporttiin. Rekisterinpitäjä ei hyödynnä vastaajan nimeä tai organisaation nimeä taustamuuttujina missään tarkastelussa, eikä tarkastele yksittäisten organisaatioiden tai henkilöiden vastauksia.

Kysely sisältää taustakysymysten lisäksi 31 monivalinta- tai liukukytkinkysymystä. Kysymykset liittyvät viiteen eri osa-alueeseen:

Yritysvastuun merkitys ja tärkeys
Yritysvastuun strateginen asema
Yritysvastuun resursointi ja integrointi
Yritysvastuutoimenpiteet
Seuranta, tulokset ja vaikutukset

Näiden osa-alueiden kysymyksiä rekisterinpitäjä voi tarkastella ja ristiintaulukoida keskenään sekä kolmen ylempänä kuvatun pakollisen taustakysymyksen avulla.

Tietolähteet

Tietolähteenä käytetään Pointerpro-alustalla olevia kyselylomakkeita, joiden avoimet linkit ovat:

Julkisen ja kolmannen sektorin vastuullisuusarviointi: www.vastuullisuusarviointi.fi/julkinensektori

Yritysvastuun itsearviointi: www.vastuullisuusarviointi.fi ja https://s.pointerpro.com/vdvlwdhh

Tietojen säilytys ja käsittely

Järjestelmä

Tiedot tallentuvat ohjelmistontarjoaja Pointerpro:n järjestelmään, ja Pointerpro toimii vastaustietojen teknisenä hallinnoijana. Tietojen käsittely pohjautuu rekisterinpitäjän (4FRONT Oy) ja Pointerpro:n väliseen sopimukseen. 4FRONT Oy luottaa Pointerprolta tilattuihin palveluihin, joissa noudatetaan riittäviä GDPR:n mukaisia tietosuojastandareja. Pointerpro hyödyntää kahta osapuolta teknisen turvallisuuden ja toimivuuden varmistamiseksi, joille vastaustietoja voidaan tarpeen mukaan luovuttaa. Pointerpron palvelimet toimivat Amazon Web Servicessa, jota hallinnoidaan Dublinissa, Irlannissa. Pointerpron infrastruktuuriin liittyvistä tehtävistä, kuten varmuuskopioista, tietoturvakorjauksista, jne. vastaa Skyscrapers.

Lisätietoa ohjelmistontarjoaja Pointerpron tietosuojasta: https://pointerpro.com/privacy/

Henkilötiedot

Julkisen ja kolmannen sektorin vastuullisuusarvioinnissa henkilötietoja ei kysytä. Yritysvastuun itsearvioinnissa kysytään vapaaehtoisena kysymyksenä vastaajan nimeä, joka jää rekisterinpitäjälle, ellei vastaaja toisin toivo, ja pyydä tietoa poistettavan. Rekisterinpitäjä ei hyödynnä vastaajan nimeä mihinkään tarkoituksiin, ei luovuta vastaajien ilmoittamia nimiä kolmansille osapuolille eikä tarkastele vastaustietoja nimen perusteella.

Taustatiedot

Vastaajalla on oikeus pyytää poistamaan tai korjaamaan itseään koskevat taustatiedot (vastaajan nimi, vastaajan organisaation nimi sekä vastaajan rooli organisaatiossa).

Vastaustiedot

Muiden vastaustietojen osalta kyselyvastaaja hyväksyy, että annetut tiedot jäävät rekisterinpitäjän käyttöön, ja että rekisterinpitäjä voi käyttää kyselyvastaustietoja tutkimus-, viestintä- ja palveluiden myyntitarkoituksiin. Rekisterinpitäjällä ei ole velvoitetta poistaa vastaustietoja rekisteristään. Rekisterinpitäjä sitoutuu käsittelemään vastaustietoja niin, että vastaajien anonymiteetti on turvattu.

Evästetiedot

Rekisterinpitäjä (4FRONT Oy) ei kerää kyselyvastaajien evästetietoja.

Ohjelmistontarjoaja Pointerpro käyttää evästeitä muun muassa ohjelmiston käyttökokemuksen parantamiseen (mm. vastaajan tunnistamiseen ja teknisten valintojen muistamiseen sekä sivuston mahdollisten häiriöiden tunnistamiseen ja korjaamiseen). Evästeiden käyttöä voi hallita omasta selaimesta, ja ne voi halutessaan ottaa pois käytöstä.

Lisätietoa ohjelmistontarjoaja Pointerpron evästeidenkäytöstä: https://pointerpro.com/cookie-policy/

Tarkastusoikeus, oikeus oikaista virheellinen tieto ja oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mikäli häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin ja vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen korjaamista tai virheellisten tietojen poistamista rekisteristä. Tämä koskee vastaajia, jotka ovat ilmoittaneet vastauksensa yhteydessä henkilötietona oman nimensä, tai muina taustatietoina organisaationsa nimen, oman roolinsa organisaatiossa tai vastauskoodin, josta vastaajan nimi, organisaatio tai rooli organisaatiossa on mahdollista tunnistaa. Tietopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilölle.

WHAT'S NEW_